木瓜教程之Google Docs使用手册

Google Docs是一个基于Web的工具，它有跟Word相近的编辑界面，有一套简单易用的文档权限管理，而且它还记录下所有用户对文档所做的修改。

Google Docs的这些功能令它非常适用于网上共享与协作编辑文档。

Google Docs甚至可以用于监控责任清晰，目标明确的项目进度。对于简单的项目，它使用起来直接了当，不像dotProject那般复杂。

从Writely开始，我就一直在使用这个网上文档编辑工具。Writely被Google买去之后，整个工具跟Google的其它系统如Gmail，Google Spreadsheets等结合在一起，并且更名为Google Docs & Spreadsheets。这个木瓜教程讲的只是其中的Docs那部分，因此我这里只叫它Google Docs了。

另外，跟其它很多Google的产品一样，Google Docs在Firefox上有最好的显示效果，因此，这个教程引用的所有例子都是在Firefox上实现的。

1. 登陆Google Docs

我一直很纳闷为什么国内的朋友很少知道Google Docs，因为Google Docs的链接如下图，就在Gmail主页的左上角上，一点就进去了。后来我才知道，如果Gmail的显示语言是设成中文的话，这个链接现在是没有的，相信Google Docs的中文版出来来后应该会加上去吧。



图1：从英文版的Gmail进到Google Docs


不过那也问题不大，可以直接从这个网址进去：

docs.google.com

如果有Gmail帐号的话，可以用Gmail帐号登陆。如果你用习惯了原来的电邮地址，还不想体验Gmail的超级功能的话，你也可以点击登陆页面上的“Create a new Google Account”链接，用你的电邮地址来建立一个Google帐号。

2. 创建文档

在Google创建一个文档非常简单。



图2：在Google Docs上创建文档


如上图，你可以

A. 点击“New Doccument”直接创建文档，或是
B. 点击“Upload”上传文档。

A. 点击“New Doccument”直接创建文档的文件名为“Untitled”，改文件名如下图，



图3：更改文件名

B. 点击“Upload”上传文档
a. 用户可以从本地电脑把文档直接上传到Google Docs。目前Google Docs支持以下几种文档的上传

Microsoft Word (.doc), Rich Text (.rtf), OpenDocument Text (.odt) 及StarOffice (.sxw)

一次最大可以上传500k大的文件。具体操作跟一般网站上传文件没有大的区别，如下图，



图4：从本地电脑上传文件

b. 每个Google Docs上的文档都有一个特定的电邮地址，用户也可以向指定的地址电邮创建文档。如下图，


图5：电邮上传文件

可以用两种方式电邮创建文档
• 没有附件的电邮。这时电邮的标题就变成文档的标题，电邮的内容变成文档内容。
• 有附件的电邮。这时每个附件文件名转为文档标题，附件内容转成文档内容。
3. 编辑文档

Google Docs的编辑界面跟Word相似，当然少了很多功能。用户在Google Docs上可以编辑简单的文字格式，表格，图片等。这些功能对一般用户来说已经够用了。

我这里主要讲一下添加与修改文字链接，用户可以直接从其它网页或是文档上复制带链接的文字到Google Docs上，但有的时候，用户还是要自己添加和修改文字链接的。

如下图，首先用户选择了要加链接的文字后，点击工具栏上的“Link”图标，



图6：创建文字链接


然后在弹出的窗口中填入相应的信息，再点“OK”就行了。见下图，


图7：添加与修改文字链接

4. 协同编辑

Google Docs有很容易使用的文档权限管理，因此，Google Docs非常适合用于网上协同编辑文档。

在Google Docs上有很多种方法进入到文档权限管理的页面。比如，

A. 用户可以在Google Doc的第一页文件列表上点击相应的“Share Now”链接。如下图，


图8：点击“Share Now”链接进入到文档权限管理的页面

B. 或者，用户可以在编辑文档的时候点击右上方的“Collaborate”标签进入到文档权限管理的页面。见下图，


图9：点击“Collaborate”标签进入到文档权限管理的页面


Google Docs的文档只有两种权限：

• 协作者。协作者拥有对此文档的可读写权限。协作者也可以修改此文档的权限。但协作者不能删除此文档。
• 读者。读者拥有此文档的只读权限。

用户进入到文档权限管理的页面，填上相应受邀用户的电邮地址。见下图：


图10：邀请协作者或读者


点击“Invite these people”的按钮后，Google Docs会提示相应的信息如填入邀请信内容等。用户全部点击“OK”就可以了。

当同时有多于一个用户在网上编辑文档时，用户可以看到Google Docs提示同时在线编辑协作者的名单。见下图，



图11：在线编辑的协作者

5. 修改历史记录

Google Docs记录下各个用户所有的修改记录。用户在编辑文档的时候，可以点击左上方的“Revisions”标签进入修改历史记录的页面。见下图，



图12：“Revisions”标签


在修改历史记录的页面上，用户可以看到各个协作者所做的修改。Google Docs对修改的地方用不同颜色高亮显示。见下图，



图13：高亮显示的修改记录


并且，Google Docs也列出了对文档做过修改的各个协作者。如下图，



图14：对文档做过修改的各个协作者名单


在这个页面下，用户还可以选择把文档回复到某个指定的历史状态，比较各条修改历史记录及列出所有修改历史记录。

6. 保存文档

用户在编辑文档时，点击页面右上方的“Save”或“Save & Close”按钮就可以保存文档了。如果用户想放弃所做的修改，可以点击“Discard changes”按钮。见下图，



图15：保存文档或放弃修改按钮

7. 发布文档

用户可以把写好文档发布到网上。发布与协作都能让其它人看到文档。协作可以设定权限，也就是限定什么人可以做什么事。而发布文档就没有这些设定了。文档一旦发布，任何知道已发布网址的人都可以看到文档，当然，是只能看，不能修改。

在Google Docs上发布文档也很简单。用户在编辑文档的页面右上方点击”Publish“标签，就可以进入发布页面。见下图，



图16：”Publish“标签


在发布页面里，点击”Publish document“的按钮就可以直接发布文档；点击”Post to blog“按钮就可以把文档发布到自己的博客上。见下图。



图17：直接发布或发布到自己的博客上


Google Docs的发布到博客功能支持市面上很多博客系统，如WordPress，Typo，PLog等等。

用户把文档发布后Google Docs会给出文档链接。见下图，



图18：直接发布后的链接


发布后，其它人就可以通过这个链接看到文档。

如果发布后用户对文档做了修改，用户必须把文档重新发布，其它人才能看到文档的改动。

另外，用户也可以随时取消发布。

我在新加坡使用Google Docs的体验还不错。速度，及系统稳定性都可以。但据国内朋友反映，Google Docs在国内使用的速度有时很慢，特别是在几个人同时在线编辑的时候。

因为Google Docs的编辑功能跟Word相比还不是很强，在网络的速度和稳定性都不理想的情况下，我觉得最好还是在本地机器用Word编辑文档，改好后再复制或是上传到Google Docs上，然后利用其方便的权限设定与其它人协同工作。

Last Modified:12/4/2006 11:46:04 AM

Technorati Tags: Tutorial, Google Docs, 教程, IT

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